Übermenschlich mailen mit 100 Tasten

Peter Hogenkamp Peter Hogenkamp on 30. Juni 2020 12:27:26 MESZ

Früher waren Leute, die einen Computer bedienten, Profis. Der Maildienst Superhuman will uns wieder dazu machen – mit Hilfe der Tastatur.amadeus-ticket-training_maxresdefault

Quelle: Schulungsunterlage für die zeichenbasierte Software «Amadeus Ticket Changer»

 

Wenn ich irgendwo zusehen muss, wie jemand meine Daten in einen Computer eingibt, denke ich fast jedes Mal: «Puh, kann ich das lieber schnell selbst machen?» Natürlich kenne ich die internen Prozesse etwa einer Autovermietung nicht, aber ich könnte sicher mal meinen offenbar für viele schwierigen Namen, meine Adresse, meine Telefonnummer etc. schneller erfassen.

Dass Kunden schneller tippen könnten als Mitarbeitende, haben bisher erst wenige eingesehen, etwa die hybride Online-und-Läden-Brillenmarke VIU EYEWEAR, wo mir beim ersten Brillenkauf die Mitarbeiterin ein iPad mit einer simplen Maske rüberschob: «Kannst du rasch deine Daten eingeben?» Oh ja, noch so gern! (Für alle komplizierteren Use Cases nutzt sie selbst dann aber doch einen Laptop.)

 

Shortcuts gibt's seit der Erfindung des Computers

In der Anfangszeit der Computer war das alles noch ganz anders. Wenn man in den Achtziger Jahren hinter den Schalter hätte wechseln können, sei es im Reisebüro, beim Einwohneramt oder in der Bank (dort wurde dieses ohnehin nur theoretische Gedankenspiel noch erschwert durch die dicke Scheibe Panzerglas), man hätte ratlos in den grün oszillierenden Röhrenmonitor geglotzt.

 

Denn damals mussten Befehle noch via Tastatur eingegeben und daher vorher auswendig gelernt werden. Meist waren wichtige Befehle den Funktionstasten (F1 bis F12) oberhalb der alphabetischen Tastatur zugewiesen. Und da auf vielen Systemen nur eine einzige Software lief, konnte man sie sich auch gleich mit einer Schablone darüber legen. 

 

Auf diesem Bild von 1986, auf dem die Benutzerin etwas mit dem obsoleten «Financial Times 30 Index» macht, kann man es erkennen: Über der Tastatur liegt eine Schablone mit hier 22 Befehlen, die je einer Taste zugewiesen sind: INSPECT PRICE, CURRENCY CONVERT, CHANGE MEANS DISPLAYED lassen sich entziffern, was auch immer das alles bedeutete. Und wenn die abgebildete Dame jeden Tag den aktuellen Index berechnete, brauchte sie die Schablone vermutlich bald nicht mehr.

 

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Quelle: Allan Cash Picture Library / Alamy Stock Foto

 

Neben den vielen anderen gut sichtbaren Unterschieden zwischen damals und heute ist ein ganz entscheidender: keine Maus! Alle Befehle mussten daher von Hand eingetippt werden, und das hörte man auch. Die damaligen Benutzer*innen waren nicht nur oft sehr schnell, weil sie eben auch den ganzen Tag nichts anderes machten, sondern auch sehr laut, wenn sie auf die grosse Control-Taste hämmerten, die damals den Bildschirminhalt an den Rechner sandte.  

 

An einem Ort war ich auch mal hinter dem Schalter. In meinem Zivildienst 1989/90 im Krankenhaus in Bielefeld/D durfte ich acht Stunden am Tag Patientendaten in den Grossrechner im Keller eingeben, aus denen unter anderem ein monströser Kartendrucker eine Prägekarte mit den wichtigsten Angaben stanzte, mit der dann bei den Behandlungen die Unterlagen gestempelt wurden.

 

So war es also in der guten alten Zeit der Zeichen und Tastaturen. Die Welt war unterteilt in Profis hinter dem Computer und Amateure auf der anderen Seite des Schalters. 

 

Speedy Gonzales mit 100 Tasten

Pünktlich zu meinem Studienbeginn 1990 erschien dann Windows 3.0, die erste einigermassen ernstzunehmende Windows-Version. Wie bei jeder fundamentalen Neuerung gab es natürlich auch Skeptiker, etwa unseren Informatikprofessor Ludwig Nastansky, der in seiner Einführungs-Vorlesung betonte, man solle sich nicht von «Glitzeroberflächen» blenden lassen; das gute alte DOS habe immer noch viel zu bieten.

 

In Sachen Effizienz schärfte er uns ein: «Die schnellste Maus hat 102 Tasten». (Diese Zahl bezog sich auf das klassische IBM-Keyboard, siehe unten; seitdem kamen ein paar weitere Tasten dazu.)

 

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IBM-Keyboard mit 102 Tasten (UK-Version), John Elliot, Wikipedia

 

Nach und nach wurde fast die meiste Software den neuen grafischen Benutzeroberflächen angepasst, aus Word für DOS wurde Word für Windows etc. Die Tastaturfans gerieten dabei schnell in die Unterzahl. Im PC-Keller der HSG schworen ein paar ältere Kommilitonen, die noch mit WordPerfect für DOS sozialisiert worden waren, sie seien doch viel schneller mit der Tastatur und würden daher niemals auf das doofe Word wechseln – aber wir Neulinge wollten auf keinen Fall das Echtzeit-WYSIWYG («What You See Is What You Get», also die Live-Vorschau) missen.  

 

What you click is what you get

Natürlich waren die Programme noch lange nicht selbsterklärend, nur weil man nun klicken konnte, aber die Lernkurve hatte sich verschoben: Unter Windows musste man nicht mehr zuerst Shortcuts büffeln, sondern konnte mal überall hinklicken und schauen, ob womöglich etwas passierte, das einen seinem Ziel näher brachte – etwas boshaft könnte man sagen, dass viele Menschen Software bis heute so nutzen.  

 

Computer wurden immer schneller, kleiner, günstiger und vor allem flexibler: Sie machten nicht mehr nur eine Sache, sondern ganz verschiedene Dinge. Schon deshalb gibt es heute den Job des «Operators», der den ganzen Tag dieselbe Software bedient, viel weniger als damals. 

 

Heute sieht man nur noch selten textbasierte B2B-Software laufen, meist in einem Windows-Fenster. Das Airline-Business scheint ein Nest dafür zu sein, siehe ganz oben das Bild der «Amadeus Ticket Changer»-Software, und auch am Flughafen beim Check-in oder am Gate kann man (wenn wir dann demnächst mal wieder fliegen) gelegentlich einen Blick auf die Text-Oberfläche erhaschen. Entsprechend hat die Bedienung auch immer noch das Flair der Geheimwissenschaft früherer Jahre. 

 

In der weiteren Entwicklung drängten natürlich Smartphones und Tablets die Bedienung via Tastatur weiter zurück, weil sie gar keine physische Tastatur mehr haben, sondern nur eine virtuelle bei Bedarf einblenden. Ein weiterer Sargnagel für die Tastaturkurzbefehle waren die immer stärker aufkommenden Web-Apps. Im Web kam man vom «Surfen», und das machte man gemeinhin mit der Maus.

 

Sind Tastenkürzel aus der Mode gekommen?

Und so bieten zwar die meisten modernen Software-Programme noch «Keyboard Shortcuts» an, die uns mit einer «Abkürzung» zum Ziel bringen, wie es die englische Bezeichnung beschreibt, aber irgendwie scheinen sie sehr aus der Mode gekommen zu sein. «Ctrl-C» (Windows) bzw. «Command-C» (Mac) für «Kopieren» oder das gleiche mit «V» für Einfügen kennen viele noch, aber danach hört es schnell auf. Die Wizards in meinem Bekannten- und Kollegenkreis, die auf allen Ebenen ihre Shortcuts im Kopf haben, also sowohl auf Betriebssystem-Ebene als auch in den Applikationen, kann ich zählen.

 

Das ist wirklich schade, für uns alle. Denn ich bin überzeugt, dass es bei den Shortcuts nicht nur um eine Geheimwissenschaft für ein paar Freaks geht, die andere Freaks beeindrucken wollen. Sondern es bedeutet, dass wir bei spezialisierten Aufgaben trotz der gewaltigen technologischen Fortschritte der letzten Jahrzehnte nicht schneller geworden sind – vermutlich eher deutlich langsamer – als unsere PC-«Vorfahren vor» über 30 Jahren.

 

Ich würde so weit gehen zu sagen: Indem wir die Tastaturbedienung abgeschafft haben, haben uns von Profis zu Amateuren zurück entwickelt, sogar bei Aufgaben, mit denen wir uns täglich beschäftigen.

 

Ich hatte in den letzten Wochen dazu ein Schlüsselerlebnis. Vor einigen Wochen wurde ich von einem Freund auf einen Dienst aufmerksam gemacht, der mir schon vorher ein paarmal begegnet war, aber dem ich noch nie einen zweiten Blick geschenkt hatte.

 

Die Software heisst: Superhuman – verspricht also nicht weniger als übermenschliche Fähigkeiten beim Abarbeiten der Mails: «Superhuman is so fast, delightful, and intelligent — you'll feel like you have superpowers.»

 

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Screenshots/Montage: Superhuman.com

 

Natürlich ist das mit den übermenschlichen Fähigkeiten Unsinn. Kleiner machen sie es nun mal nicht im Silicon Valley. Aber der Service und die Konzepte dahinter lohnen allemal einen zweiten und dritten Blick.

 

Superhuman dreht das Rad zurück

Superhuman setzt an der Lücke an, die ein anderer, ehemals bahnbrechender Service gelassen hat: Gmail. Beim Launch im Jahr 2004 war Gmail nicht weniger als eine Revolution (ich hatte hier mal einige Zeilen darüber geschrieben), und es war auch sehr schnell. Der Gründer von Gmail selbst hatte damals postuliert, jede Interaktion müsse in unter 100 ms ablaufen, weil dies die Zeitspanne ist, in der man sie als unmittelbare Antwort des Systems wahrnimmt. Doch mit den Jahren hat Google das Thema offenbar nicht mehr priorisiert; um dazu eine Politikphrase zweckzuentfremden: Stillstand bedeutet Rückschritt. Inzwischen hat Gmail 1.5 Milliarden User, und für 90% von denen, die nur ihre privaten Mails anschauen, ist das Produkt vermutlich ganz in Ordnung. Aber für Mail-Profis ist es relativ leider deutlich schlechter geworden.

 

Denn auch wenn wir viel mit unseren Smartphones unterwegs sind oder in Sitzungen sitzen, und auch wenn inzwischen viel unserer Kommunikation auf anderen Kanälen wie Slack läuft, verbringen trotzdem viele von uns noch viele Stunden an unserem Haupt-Arbeitsplatz, im klassischen Setup mit Laptop oder Desktop, Monitor, Tastatur und Maus, und arbeiten still vor uns hin, davon mehrere Stunden pro Tag in unseren Mails.

 

3.5 Stunden pro Arbeitstag wird gemailt

Adobe untersucht in einer jährlichen «Email Usage Study», wie sich die Zeit entwickelt, die wir mit unseren Mails verbringen, und nachdem sie einige Jahre sank, hat sie sich offenbar zuletzt wieder stabilisiert, auf dem hohen Niveau von rund dreieinhalb Stunden pro Tag, siehe Grafik.

 

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Quelle: Adobe (Anmerkung: «Work» kommt hin, «Personal» finde ich eher zu hoch.).

 

Nur 46% der Befragten schaffen es jemals zur «Inbox 0», also zum Zustand, indem zumindest vorübergehend alle Mails abgearbeitet sind. Ich kenne das selbst bestens. In den letzten Jahren habe ich alle paar Monate mal in einem grossen Kraftakt von ein oder zwei Tagen (meist Nächten) meinen Posteingang auf Null gekämpft, nur um dann in den nächsten Monaten zu sehen, wie sie trotz täglicher Anstrengungen langsam wieder voll lief. 

 

8 beeindruckende Features von Superhuman

Das Problem E-Mail ist also nach wie vor real – nicht für alle gleichermassen, zugegeben, aber für viele. Superhuman geht es an. Mehrere Features und Prozesse haben mich beeindruckt. 

 

1.   Exklusivität und Selektivität 

Superhuman will gar nicht alle als Kunden. Erstens kann man sich nicht einfach registrieren, sondern muss den Zugang beantragen oder von jemand anders empfohlen werden. Danach bekommt man einen ausführlichen Fragebogen zugeschickt, und wenn sich in diesem herausstellt, dass man zu spezifische Anforderungen hat (wie Integrationen über spezielle Plugins), vertrösten sie einen auf irgendwann. Zu ihrem speziellen Ansatz gehört auch, dass man Gmail weiterhin braucht, denn Superhuman ist nur der Tuning-Aufsatz auf der bestehenden Gmail-Infrastruktur, die man auch weiterhin zahlt. In einem Interview sagte der Gründer, sie interessieren nur die 10 Millionen «E-Mail-Profis» weltweit. Das liegt auch an ihrem hohen Preis, siehe unten.     

 

2.    Persönliches Onboarding

Superhuman macht mit jedem neuen User etwas, das wir bei Scope auch machen, aber ich kannte es bisher nur im Business-to-Business-Bereich, nicht für Privatkunden: ein 1:1-Onboarding, also eine kurze Einführung und Schulung. Sie wollen einen für die ersten Schritte an die Hand nehmen, und zwar anhand der eigenen Mails, in einem der heute allgegenwärtigen Video-Calls. Wie man beim ersten Arztbesuch etwas verschämt sein Problem schildert, zeigt man hier dem Kollegen Kian von Superhuman seine Inbox via Screensharing. Der hat schon viel gesehen, bleibt unbeeindruckt, stellt ein paar Fragen – und keine zehn Minuten später hat er mit dem Killerfeature «Split Inbox» schon so drastisch aufgeräumt, dass man bereits das Licht am Ende des Tunnels erahnt. Allein dieser Effekt ist wirklich bemerkenswert.

 

3. Split Inbox 

Wie gesagt, eines der zentralen Features ist diese «Split Inbox», also das einmal eingerichtete, dann automatische Vorsortieren der Mails in persönliche Folder. Gmail macht etwas Ähnliches mit einer automatischen Sortierung der Mails in bis zu sechs verschiedene Kategorien von «Allgemein» über «Benachrichtigungen» bis «Käufe», aber diese sind nicht anpassbar. Superhuman macht es viel klüger, indem man jederzeit bei der Bearbeitung einer E-Mail sagen kann: «Nachrichten wie diese will ich in einem eigenen Ordner sehen». Dieses Feature ist verbal am schwierigsten zu beschreiben, aber es ist für die Produktivität zentral. In diesem Blogpost gibt es eine kleine Animation und die Liste der populärsten «Splits» – mit «Calendar» an der Spitze (alle angenommenen Kalender-Einladungen endlich nicht mehr im Weg). 

 

4. Atemberaubende Geschwindigkeit

Superhumans Claim lautet: «The fastest email experience of all time.» Und tatsächlich, während Gmail wie gesagt über die Jahre deutlich langsamer geworden ist, schaffen sie es, alle Mails in den lokalen Browser runterzuladen, so dass jede Suche wirklich buchstäblich sofort eine Antwort liefert. Als Nebeneffekt davon funktionieren sowohl die Web-App als auch die iOS-App auch offline.

 

5. Schlichtes, zweckmässiges Design

Design ist, wie uns Steve Jobs beigebracht hat, nicht, dass etwas schön aussieht, sondern dass es gut funktioniert. Während Gmail über die Jahre immer «voller» geworden ist und uns mit vielen Elementen ablenkt, die wir eventuell mal beim Mailen brauchen könnten, ist Superhuman bewusst extrem schlicht. Nur wenn man eine Information braucht, wird sie eingeblendet. Beispiel: Wenn ich in einer Mail schreibe «tomorrow» oder «next Monday», wird mir in einer Spalte der Kalender für diesen Tag angezeigt (funktioniert natürlich leider nur auf Englisch). Sobald ich die Mail versandt habe, ist er wieder weg.

 

6. Tastatur über alles.

Produktivitätsliteratur, wie man seine Mails in den Griff bekommen sollte, gibt es viele (Die Google-Suche nach «inbox zero» liefert über 300'000 Treffer.) Aber: «Finger weg von der Maus» habe ich noch selten gelesen. Das zentrale Feature von Superhuman ist, dass man wirklich alles mit der Tastatur machen soll, woran man auch wirklich immer wieder erinnert wird.

 

Aber natürlich kennt man zu Beginn noch nicht alle Shortcuts – wie also umgehen mit dem Problem der Lernkurve? Sie haben sich dafür dieses Menü ausgedacht, das man jederzeit mit Command-K aufrufen kann. Während man den richtigen Befehl raussucht, wird einem gleichzeitig angezeigt, wie es schneller mit der Tastatur gegangen wäre. Dieses Konzept funktioniert für mich sehr gut, ich lerne jeden Tag etwas dazu.

 

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Eigener Screenshot: Menü «Superhuman Command»

 

7.    Tägliche Mails vom CEO

Wir bei Scope diskutieren manchmal darüber, wie oft wir unseren Kunden mailen sollten, etwa um sie auf neue Features hinzuweisen. Einmal im Monat? Ist zweimal im Monat schon zu oft? Seit ich bei Superhuman am 22. Mai eingestiegen bin, bekomme ich jeden (!) Abend eine Mail vom CEO bzw. von einer automatisierten Software mit einem neuen Produktivitätstipp. Ich lese sie immer. Die Mails sind kurz, der wesentliche Inhalt ist ein klug animiertes GIF, und ich lerne jeden Tag etwas dazu.

 

8. Preis

Wenn man sich über Superhuman unterhält, ist man spätestens beim dritten Satz beim atemberaubendsten Feature: dem Preis. Sie nehmen satte 30 Dollar pro Monat. Wohlgemerkt, Superhuman ist nach wie vor keine eigene Software, sondern «nur» ein Produktivitäts-Aufsatz für Gmail, das man weiter bezahlt. (Gmail bzw. «G Suite» von Google kostet je nach Edition; wir bei Scope zahlen, wie vermutlich die meisten KMU, für kleine Edition rund 5 Dollar/Euro pro User und Monat.) Man stelle das in anderen Bereichen vor: Das Tuning, das das Auto schneller macht, kostet das Sechsfache vom Auto selbst. Irgendwie unverschämt. 

 

Andererseits zeigt diese angenommene und offenbar auch bei vielen vorhandene Zahlungsbereitschaft auch die Grösse des Problems. Gemäss der oben genannten Adobe-Studie verbringen wir mindestens dreieinhalb Stunden am Tag mit unseren Mails, das sind rund 80 Stunden im Monat. 

 

Superhuman behauptet, Mailprofis seien mit ihrem Tool «doppelt so schnell» wie mit Gmail. Das eigentliche Schreiben von langen Mails wird nicht viel schneller gehen, aber das mühsame Sichten, Sortieren, Löschen und Versenden kurzer Antworten schon. Wenn uns Superhuman nur zehn Stunden im Monat sparen würde, wären 30 Dollar dafür wirklich sehr günstig – und wenn wir nur eine einzige wichtige Mail rechtzeitig beantworten, die wir sonst übersehen hätten, und die uns einen neuen Auftrag bringt, erst recht.

 

Auch ein gutes Tool muss immer wieder erklärt werden

Als ich mir das alles im eingangs beschriebenen Kontext der Achtzigerjahre überlegt habe, fiel mir plötzlich auf, was Superhuman im Kern macht: Sie versuchen, uns beim Mailen zu Profis «rückauszubilden», wie es die damaligen PC-Operator im Reisebüro, in der Bank oder am Flughafen Profis an ihrem Terminal waren.

 

Dabei haben sie erkannt, dass Ausbildung eine zentrale Rolle spielt. Es reicht nicht, nur ein gutes Tool hinzustellen, sondern man muss es auch ständig erklären. Daher kommt das persönliche Onboarding, die täglichen Mails, die Hinweise im Kontext, denn wir alle müssen an uns arbeiten, bis jeder Handgriff wie im Schlaf sitzt. Die so investierte Zeit lohnt sich, weil E-Mail nun mal so zentraler Bestandteil unserer Arbeit ist. Die Ausrede, man würde ja gern produktiver arbeiten, habe aber leider keine Zeit, es zu lernen, ist falsch, und Superhuman hilft einem konsequent dabei, sich hier nicht selbst zu belügen. 

 

Wie gesagt, ich nutze es seit dem 22. Mai, also erst seit drei Wochen. Mal sehen, was ich in einem Jahr sage. Und natürlich werden nun nicht alle Leserinnen und Leser dieses Textes morgen anfangen, auch Superhuman zu nutzen.

 

Allen anderen würde ich trotzdem empfehlen: Überlegen Sie sich, mit welchen Programmen und Tätigkeiten Sie die meiste Zeit verbringen. Vermutlich gehört E-Mail dazu. Prüfen Sie, ob es nicht Methoden gäbe, mit diesen zentralen Apps produktiver zu arbeiten und sich ebenfalls wieder etwas mehr zum Profi am Keyboard zu entwickeln. Auch das hier im Vergleich geschmähte Gmail bietet natürlich Shortcuts, ebenso wie Outlook, Office 365 oder was auch immer Sie nutzen. Wenn sie nur fünf oder sechs lernen fürs Navigieren, Archivieren, Löschen und Antworten, sind Sie schon ein Stück weiter. Viel Erfolg!

 

PS. Wenn Sie die letzten 20 Jahre mit der Maus gemailt haben, wird die Umstellung auf Shortcuts nicht leicht. Aber es ist nicht unmöglich, auch langjährige Gewohnheiten zu ändern. Ich habe neulich das Buch «Atomic Habits» dazu gelesen und fand es recht hilfreich. Unten ein Link zu einem Video des Autors zum Thema.

 

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Interessant, wenn man mehr über das Produkt Superhuman erfahren will, auch aus Startup-Sicht mit Fokus auf «Product Market Fit» (Video, netto rund 30 min. plus Q&A)

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Wie gesagt, der hohe Preis steht bei vielen Besprechungen im Vordergrund: «Superhuman has little need for a marketing budget when every VC’s twitter is spreading the gospel of luxury email.»

how much is checking emails worths

Auch für die New York Times ist Superhuman Luxus, obwohl der Autor zugibt: «I am a notoriously bad emailer. My usual Inbox Zero strategy is letting a bunch of important emails pile up in my inbox for months, before going on a guilt-driven purge in which every message I send begins with “Sorry for the delay."»

habits using email

Auf den ersten Blick zusammenhanglos, auf den zweiten nicht: James Clear zeigt, wie man seine Gewohnheiten ändert. Könnte auch beim Mailen helfen. Das Buch hat mir erstaunlich viele gute Anregungen gegeben.

Topics: Digitale Kommunikation