Zu den wichtigsten Ressourcen in Unternehmen zählt das Wissen von Mitarbeitenden. Den meisten Betrieben ist das zwar bewusst, aber die wenigsten kümmern sich darum, da dies im hektischen Alltag oft untergeht. Dabei könnten Geschäftsleitungen mit gezielten Wissensmanagement entscheidenden Einfluss auf die Ressource «Wissen» nehmen und ihr Unternehmen dadurch voranbringen. Zum Wissensmanagement zählen einerseits der Erwerb von Wissen, also die Integration und das Recruiting von neuen Mitarbeitern und neuen Mitarbeiterinnen, die Nutzung und die Weitergabe des bestehenden Wissens sowie dessen Speicherung.
Erfolgreicher Wissenstransfer und -speicherung soll in erster Linie dafür sorgen, dass vorhandenes Know-how in der Organisation bleibt und nicht verloren geht, wenn Mitarbeitende die Firma verlassen. Doch es gibt weit mehr Gründe, proaktives Wissensmanagement zu betreiben:
Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden - Wenn vorhandenes Wissen so abgespeichert ist, dass es von neuen Mitarbeitenden sinnvoll durchsucht werden kann, sind diese schneller und somit günstiger in ihre neuen Aufgaben eingearbeitet. Stichwort: Personalentwicklung.
Transparenz zeigt Lücken - Erst wenn bekannt ist, wo (in welchen Abteilungen oder bei welchen Mitarbeitenden) das Wissen in der Firma verortet ist, können Lücken identifiziert und dementsprechend angegangen sowie geschlossen werden.
Wissensträger identifizieren - In jeder Organisation gibts Mitarbeitende, die auf ihrem Spezialgebiet mehr wissen, als die Kolleg*innen. Diese müssen identifiziert und vor allem befähigt werden, ihr Wissen proaktiv und institutionalisiert weiterzugeben.
Laut Dr. Angelika Mittelmann, Autorin des Buchs «Werkzeugkasten Wissensmanagement», ist ein erfolgreicher Wissenstransferprozess, wie nachfolgend abgebildet, nie abgeschlossen. Dieser verläuft zyklisch und sollte laut Mittelmann jährlich wiederholt werden.
Abb. Dr. Angelika Mittelmann (Quelle)
Wird der Prozess erstmalig angestossen, definiert die Geschäftsleitung die strategischen Wissensgebiete und identifiziert die entsprechenden Wissensträger. Das müssen nicht nur Führungskräfte oder Mitarbeiter mit Erfahrung sein, sondern auch beispielsweise Lernende mit implizitem Wissen im Bereich Social Media. Diese bereiten ihr Know-how auf, kommunizieren es an die Mitarbeitenden, welche es anwenden. Abschliessend fliessen die Ergebnisses der Analyse an die Geschäftsleitung zurück, welche allenfalls korrigierend eingreift.
Zusammengefasst gibts 3 Faktoren, die strukturierten Wissenstransfer in Organisationen ermöglichen:
Relevanz der Ressource: Damit das klappt, müssen Firmen erkennen, dass die Ressource «Wissen» für sie relevant ist. Des Weiteren sollte die Hierarchiestufe der Mitarbeitenden keine Rolle spielen, wenn es um ihre Wertschätzung geht.
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Snapchat ein Begriff? Detaillierte Kenntnisse haben nur die wenigsten. Darum gilts zum Beispiel auch Auszubildende als Wissensträger zu identifizieren (Bild: Pixabay)
Festhalten des Wissens: Aller Wertschätzung zum Trotz ist aber trotzdem wichtig, das Wissen von den Wissensträgern zu lösen und allen aktuellen und künftigen Mitarbeitenden zugänglich zu machen, die es brauchen. Das bedeutet, dass es die Aufgabe von Wissensträgern sein muss, ihr Know-how über Arbeitsschritte, Werkzeuge, Prozesse und vieles mehr aufzuschreiben.
Technologie ist Trumpf: Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, ihr Wissen schriftlich festzuhalten. Und zwar so, dass es wiedergefunden werden kann. Also kommen dezentrale Ablagen wie persönliche Ordner (analog oder digital) erstmal nicht in Frage. Es braucht ein zentrales System, auf das alle Mitarbeitenden – am besten ohne Einschränkung – zugreifen können. Der Klassiker unter den Wissensmanagementsystemen ist ein internes Firmenwiki. Mehr zu Tools im Kapitel «Geeignete Methoden».
Spontanen Wissenstransfer gibts in jedem Unternehmen. Dieser passiert aber oft zufällig, zum Beispiel in der Kaffee- oder der Rauchpausen, meist zwischen Menschen, die sich sympathisch sind, und – der Austausch wird kaum protokolliert.
Der häufigste Wissensaustausch in Betrieben findet beim Kaffee oder beim Rauchen statt (Bild: Pixabay).
Beim spontanen Wissensaustausch bleiben die wichtigsten Fragen offen: Hat dieser überhaupt stattgefunden? Und wenn ja, zwischen wem und was war das Thema? Ziel jeder Unternehmung muss es sein, einen systematischen, kontrollierten Wissenstransfer zu institutionalisieren, ohne aber spontane Austausche zu unterbinden.
Viele Teams arbeiten mit Post-Its oder Whiteboards, um wichtige Informationen festzuhalten oder Informationen weiterzugeben, die alle Mitarbeitenden kennen sollten. Das ist fahrlässig, weil diese Art des Wissensmanagements und -transfers unstrukturiert ist.
Handschriftliche Notizen sind für strukturiertes Wissensmanagement denkbar ungeeignet (Bild: Pixabay).
Hinzu kommt, dass die handschriftlichen Notizen mit der Zeit unleserlich werden oder sogar weggeschmissen bzw. weggeputzt werden. Dementsprechend brauchen moderne Betriebe oder Teams technische Unterstützung. Ohne diese können selbst die motiviertesten und besten Mitarbeitenden ihren Wissensstand nicht dokumentieren und diesen ihren Kolleg*innen entsprechend nicht zugänglich machen.
Der Klassiker: Gerade aus grösseren Firmen ist ein internes Unternehmens-Wiki nicht mehr wegzudenken. Doch die strukturierte Aufbereitung von Wissen ist auch für kleinere Betriebe sinnvoll. Der Anbieter Atlassian bietet mit «Confluence» ein entsprechendes Produkt, das sich genau dafür eignet: Die Ablage von Informationen, die später wiedergefunden werden sollen.
Handgestrickt: Vergleichbares ermöglichen auch Tools wie zum Beispiel Evernote, Microsoft Sharepoint oder Google Drive, um nur ein paar wenige zu nennen. Nur kommen diese weit weniger strukturiert daher als der Klassiker, stellen dafür aber kollaborative Elemente wie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten stärker in den Vordergrund.
Dynamisch und schnell: Die Zusammenarbeit resp. Kommunikation unter Mitarbeitenden noch stärker in den Fokus rücken Collaboration-Tools wie Slack, die firmeninterne E-Mails nicht nur unnötig machen, sondern tatsächlich auch Diskussionen und Ideenentwicklung untereinander fördern. Anders als bei E-Mails gilt dort ein «Reply to all» nicht als Spam, sondern als wertvoller Beitrag zur aktuellen Debatte. Darüber hinaus bleibt das Geschriebene an einem Ort, ist archiviert und bleibt durchsuchbar, auch für neue Mitarbeitende.
Beim persönlichen Austausch kann Wissen weitergegeben und Ideen entwickelt werden, da ist es aber wichtig, zumindest die Kernpunkte schriftlich festzuhalten (Bild: Pixabay).
Persönlich und nah: Der spontane, persönliche Austausch (siehe Kapitel «Von spontan zu systematisch») ist wichtig und soll keinesfalls unterbunden werden. Seine Nachteile lassen sich aber durch einen moderierten und protokollierten Austausch beseitigen, zum Beispiel an wiederkehrenden Erfa-Meetings zu einem jeweils wechselnden, vorgegebenen Thema.
Kurationsmodell: Bei der Zusammenarbeit von Mitarbeitenden geht's manchmal auch darum, die Kolleg*innen von eigenen Ideen zu überzeugen. Ausschliesslich mit eigenen Argumenten funktioniert das in der Regel nur bedingt. Erst wer seine Aussagen durch Dritte stützt – seien es Fachartikel oder Studien – wird sich durchsetzen können. Wer auf fremde Inhalte verweist und begründet, welche Relevanz diese Links für den Betrieb haben, setzt auf Kuration. Wir von der Scope Content AG bieten eine Software an, die Sie beim kuratieren unterstützt, und es ermöglicht, die Inhalte auf allen bestehenden Kanälen auszuspielen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie auf den klassischen E-Mail-Verteiler setzen wollen oder die Links im Intranet publizieren oder in einen bestimmten Slack-Kanal «feeden» möchten.
Raphael Wermuth, Head of Digital Media & Publishing bei Barry Callebaut, setzt auf Scope zum internen Wissenstransfer in seiner Firma. Wermuth verschickt wöchentlich einen kuratierten Newsletter zu Themen rund um Social Media und Digital Marketing.
Dadurch positioniert er sich nicht nur als Experte, sondern sorgt gleichzeitig dafür, dass seine Mitarbeitenden bei seinen Kernthemen stets «Up to date» sind. «Dank Scope finde ich die für mich relevanten Artikel innert Minuten und kann mit wenigen Mausklick einen Newsletter zusammenstellen und verschicken.»
Dank der Scope Content Suite finden Sie relevante Artikel oder fügen Ihre eigenen hinzu. Der durchgängige Prozess in unserer Software unterstützt Ihre interne Kommunikation und den internen Wissenstransfer in Ihrer Firma.
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