Per Push durch die Krise: Zielgruppen gut informieren mit Newslettern

In Zeiten der Krise fühlen sich alle Unternehmen und Organisationen verpflichtet, ihre Anspruchsgruppen rasch und umfassend zu informieren, also vor allem Mitarbeitende und Kund*innen, aber auch weitere wie Lieferanten, Verwaltungsräte, Aktionäre, oder je nach Grösse und Bedeutung der Firma auch die Presse.

Dies ist aber besonders in hektischen Situationen einfacher gesagt, als getan. Hinzu kommt: Wer die Empfänger*innen mit zu viel Informationen überflutet, oder aus Zeitgründen zum Beispiel allen Zielgruppen stets dieselben Informationen zukommen lässt, so dass für jede der Gruppen ein grosser Teil irrelevant ist, hat ebenfalls nicht gut kommuniziert.

Wie in einem Planetensystem kreisen die genannten Anspruchsgruppen auf verschiedenen Flughöhen um die Zentrale. Alle haben dabei teilweise überlappende, teilweise verschiedene Interessen. Ideal wäre es daher, wenn die Organisation alle Zielgruppen mit für sie passenden Informationen versorgen könnte, in absteigender Reihenfolge der Relevanz.

In einer perfekten Welt hätten Firmen schon vor COVID-19 die Säulen einer modernen, auf dezentrales Arbeiten abgestimmten Infrastruktur eingerichtet: Zum Beispiel indem alle Dokumente und Informationen wie auch alle Kommunikationskanäle wie Festnetznummern auch von aussen zugänglich sind, etwa weil die Firma / Organisation schon zuvor Home-Office ermöglichte oder Mitarbeitende von verschiedenen Standorten auf zentrale Online-Ablagen zugreifen konnten. Aber vielerorts sind diese Voraussetzungen nicht mal Ansatzweise Realität, sondern Wunschdenken.

Push schlägt Pull, Newsletter integriert alles

Der Aufbau einer dezentralen Informationsarchitektur mit Tools wie Slack, Confluence, Sharepoint Zoom oder Microsoft Teams ist zwar kurzfristig möglich, aber die Schulung der Mitarbeitenden und die Etablierung neuer Prozesse (sowie einer de facto neuen Unternehmenskultur) sind nicht zu unterschätzen. Es gibt nur ein Werkzeug, das für die Krisenkommunikation einfach und schnell aufgesetzt ist, und für das es keinerlei Schulungsaufwand benötigt: der E-Mail-Newsletter. 

Der Kanal E-Mail ist etabliert und auch im Home-Office allen zugänglich. Es ist ausserdem möglich, seine unterschiedlichen Zielgruppen mit jeweils passenden Inhalten zu versorgen. Bei Verwendung eines Profi-Werkzeugs wie zum Beispiel Mailchimp oder vergleichbare Tools können die Absender zudem genau prüfen, wie viele – und welche – Empfängerinnen und Empfänger die Nachricht geöffnet, geklickt und gelesen haben.

Etablierung eines Newsletters in drei Schritten

1. Schritt: Beschlüsse fassen. Bevor Sie kommunizieren, müssen Sie sich als Organisation oder Unternehmen einig sein, was Sie kommunizieren wollen. Im Falle unseres Beispiels der «Move Here Privatschule» beschliesst die Schulleitung, dass aufgrund der landesweiten Schulschliessungen fortan Fernunterricht angeboten wird. Schüler*innen erhalten die Aufträge per E-Mail zugeschickt und retournieren sie auf dem gleichen Weg, nachdem sie diese gelöst haben.

2. Schritt: Zielgruppen identifizieren. Identifizieren Sie als nächstes Ihre Zielgruppen und ordnen Sie diesen die beschlossenen Kommunikationsmassnahmen zu. Dabei kann es zu Überschneidungen kommen, wie nachfolgende Visualisierung mit den Beispielzielgruppen Mitarbeitende, Kund*innen und Aktionäre zeigt:

3. Schritt: Kommunizieren. Wählen Sie für Ihre Kommunikation ein professionelles Werkzeug (womit nicht Outlook gemeint ist). Entscheiden Sie sich für ein Tool, das Ihnen den Versand von E-Mail-Newslettern an verschiedene Zielgruppen erlaubt und darüber hinaus die Mehrfachverwendung von Inhalten erlaubt, um den Aufwand beim Versand der verschiedenen Newsletter so gering wie möglich zu halten.

Ebenso unterstützt werden sollte das Tracking von wichtigen Kennzahlen, damit festgestellt werden kann, wie gut die Kommunikationsmassnahmen funktioniert haben. Die Analyse der Krisenkommunikation (wäre eigentlich der vierte Schritt) liefert während und nach der Corona-Krise die nötigen Schlüsse und Learnings, was gut gemacht worden ist und was im nächsten Krisenfall besser gemacht werden kann.

Krisenkommunikation mit Scope

Mit unseren Standardvorlagen für Newsletter können wir einen allenfalls bereits vorhandenen Newsletters mit Ihrem CI/CD (Logo, Schriftfarben, Fonts) problemlos darstellen und diesen mit den gewünschten Informationen bestücken. Wir unterstützen Sie dabei, vorhandene Drittinhalte zu finden und zu nutzen (zu kuratieren) und diese mit Ihren eigenen News bzw. Informationen zu kombinieren. Das ermöglicht es, verschiedene Zielgruppen effizient mit jeweils passenden Inhalten zu versorgen. Ebenfalls ist es möglich, dass pro Zielgruppe ein Template gestaltet und hinterlegt wird, so dass beim Versand des Contents nur noch die passende Vorlage ausgewählt werden muss.

Referenz: Rechtsinformationen zu Corona

Die Zeitschrift Betriebs-Berater verschickt seit Mitte März 2020 einen kuratierten Newsletter mit rechtlichen Informationen zur Corona-Situation und pusht die ausgewählten News gleichzeitig auf eine neu lancierte Landingpage – alles ohne Zusatzaufwand mit einem Mausklick aus Scope.

Zielgruppe des B2B-Newsletters sowie des Webauftritts sind Unternehmen (KMU und Selbstständige). Dem Versender ist es dank Unterstützung unserer Plattform möglich, wöchentlich neue, für die Anspruchsgruppen relevante Inhalte zusammenzustellen und aus einer Hand auf den gewählten Kanälen zu publizieren.

Aufgabe des Content-Kurators ist es – gerade bei einem heiklen Thema wie Corona – die Seriosität der Quellen sicherzustellen. Scope unterstützt ihn dabei, indem in diesem Fall vor allem Blogs von renommierten Anwaltskanzleien berücksichtigt werden.