Das «neue Normal» der Corona-Monate

Peter Hogenkamp Peter Hogenkamp on 8. September 2020 10:06:09 MESZ

Wie ist es uns ergangen, und was sind neue Erkenntnisse, was unsere IT, Organisation und Kommunikation angeht?

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Tom Cruise beim Datenklau im ersten «Mission: Impossible»-Film von 1996 (Paramount Pictures)

 

Vor fünf Monaten hat uns die Corona-Krise von einem Tag auf den anderen in eine neue Arbeitswelt katapultiert.

Natürlich waren damals Firmen, deren IT-Systems und Workflows schon vorher vorwiegend in der Cloud liefen, ganz offensichtlich im Vorteil.

Auch auf uns bei Scope traf das zu. Erstens hat man als junge Firma eh keine grosse «Legacy», und zweitens waren wir immer schon teilvirtuell, weil für uns diverse Personen remote arbeiten, in Serbien, Schweden und den USA. Ausser der Papierablage, die nur als juristisches Archiv von Belang ist, sowie unserem eher wenig genutzten Drucker haben wir praktisch nichts, auf das man nur lokal zugreifen könnte.

Das heisst aber keineswegs, dass wir in dieser für uns alle besondere Phase nichts mehr dazu lernen konnten, im Gegenteil. Einige Erkenntnisse oder zumindest vorläufige Überlegungen möchte ich gern heute mit Ihnen teilen.

 

1. «Irgendwas in der Cloud» vs. «Best of Breed»

Wie gesagt, wer in schon in der Cloud war, war im Vorteil. Doch Cloud ist nicht gleich Cloud. Zwei Beispiele:

a. Videokonferenztools

Ich hatte schon im Mai über Zoom geschrieben. Die Aufregung um vermeintliche oder reale Datenschutzmängel hat sich seitdem gelegt, und Zoom hat dieses Jahr ein phänomenales Wachstum hingelegt, bei der Anzahl User, beim Umsatz und natürlich auch beim Aktienkurs.

Mich beeindruckt vor allem, dass ich in buchstäblich Hunderten von Stunden nach wie vor noch keinen einzigen Aussetzer erlebt habe. Dies zeigt einerseits, dass offenbar bei Zoom einige Leute ihren Job gut machen, und ebenso, dass die zugrundeliegende Cloud-Infrastruktur (bei Zoom ist es Amazons AWSKorrektur: Ich hatte das gegoogelt, aber einen alten Link gefunden; in Wahrheit hat Zoom mitten im explosionsartigen Wachstum den Provider gewechselt und ist nun bei Oracle, siehe hier. Danke an Jürg Stuker.) inzwischen wirklich extrem leistungsfähig und skalierbar ist.

Zwischendurch muss man auch mal andere Tools nutzen, weil ein Kunde oder Interessent es wünscht, oder einen einfach mit diesem Tool einlädt. So durfte ich über den Sommer auch Microsoft Teams, Google Meet, WebEx, Skype for Business und GoToMeeting kennenlernen.

Natürlich funktionieren alle irgendwie, und mir ist auch klar, dass man sich am meisten zuhause fühlt mit dem Tool, das man jeden Tag nutzt. Aber die Unterschiede sind trotzdem bemerkenswert. Andere Tools produzieren mehr Aussetzer und merkwürdige Situationen, sind schwieriger zu bedienen, bei einem bekam ich das Screensharing auf dem Mac überhaupt nicht zum Laufen und musste bei laufender Sitzung auf einen Windows-PC wechseln. Bei Microsoft Teams wird offenbar viel in die Aufholjagd investiert, es hat jedes Mal neue Features, wenn ich es einmal im Monat starte – wobei ich nicht verstehe, wieso man immer noch nicht alle Teilnehmenden gleichzeitig anzeigen kann. Und auch Google scheint ihr Tool «Meet» hoch auf die Prioritätenliste gesetzt zu haben: Neuerdings rufen Sales-Leute bei uns im Büro an und weisen uns als Google-Kunden anderer Produkte (G Suite und Cloud Hosting) auf seine Existenz hin. Als wüssten wir das nicht seit Jahren.

Zoom ist nach meiner Meinung vieler wohl «Best of Breed», also das beste seiner Art. Wir könnten Google Meet gratis nutzen, aber zahlen stattdessen extra für Zoom, weil es keine Probleme macht und sich zum De-facto-Standard entwickelt. Das zahlt sich offenbar aus, für die User wie für die Zoom-Aktionäre.

Nebenbemerkung: Was mich am meisten freut am Videokonferenzboom: Wenn man heute jemandem vorschlägt: «Wollen wir nächste Woche mal reden?», meinen beide Seiten heute als «Default» in aller Regel eine Videokonferenz. Der physischen Kaffee, der vorher der Standard war, ist zum Glück wieder möglich geworden, aber man muss ihn heute speziell begründen. Das kann man natürlich als Zeichen grassierender sozialer Verarmung ansehen. Aber es spart auch allen sehr viel Zeit. So gern ich Menschen treffe, und so traurig ich war und bin, dass viele Veranstaltungen ausfielen oder etwa unsere Generalversammlung auch nur virtuell stattfand, so sehr hoffe ich dennoch, dass die virtuelle Meeting-Kultur uns mehrheitlich erhalten bleiben wird.

 

b. Virtuelle Telefonanlage

Manchmal lauern Infrastrukturprobleme, wo man sie nicht erwartet, etwa bei unserer Cloud-Telefonanlage, bei der ich seit fast 20 Jahren mit meinen drei verschiedenen Firmen zufriedener Kunde war. Lokale Telefone zu betreiben wie auch mit einem «Soft Client» auf dem Computer zu telefonieren lief immer gut.

Aber an der nur leicht fortgeschrittenen Aufgabe, in der Corona-Hochzeit auf den «Anrufbeantworter» eine neue Ansage hochzuladen («Wir sind derzeit wie alle anderen nicht im Büro»), der dann eine Nachricht aufnimmt und diese per Mail weiterleitet, bin ich trotz diverser Anläufe immer wieder gescheitert. Wir kamen immerhin soweit, dass wir eine leere Mail mit der anrufenden Nummer bekamen; so konnte ich diese jeweils zurückrufen und fragen, worum es denn ging.

Damit waren noch nicht ganz, aber doch zu nah an der Situation einer Firma, bei der letzte Woche mein Kollege anrief und von der Dame an der Telefonzentrale zu hören bekam: «Ich bin heute im Home Office und kann Sie darum nicht verbinden – aber morgen Vormittag ist das Büro besetzt, rufen Sie doch dann wieder an.»

Entsprechend wundert es auch nicht, dass ich zuletzt mehrere Male von anderen Kunden gehört habe, man sei «in den nächsten Monaten ausgelastet mit Infrastrukturprojekten wie Migration auf VoIP». Besser spät als nie, aber ich wünsche allen, dass sie gleich auf eine zeitgemässe Lösung wechseln, die auch die vielen neuen Konstellationen abbilden kann, und nicht nur die bestehende Funktionalität der bisherigen Telefonie in der Cloud nachbaut.

Es ist ja nur logisch, dass Cloud nicht gleich Cloud ist, wenn die frühen Lösungen nun auch schon 20 Jahre auf dem Buckel haben. Auch wir sind daher im Begriff, auf eine «klügere» Lösung zu migrieren, für uns wäre das natürlich eine, die gut mit unseren anderen Kommunikationskanälen (G Suite, Slack, Zoom etc.) integriert ist. Dort Kunde für ein neues Produkt zu werden ist manchmal komplizierter, als man denkt, aber das ist eine andere Geschichte.

An der Stelle warte ich natürlich auf die Rückmeldung: «Wer braucht denn noch Festnetz, es haben doch alle ein Handy!?» Stimmt, aber ich finde das Festnetz als Anlaufstelle nach wie vor gut, nicht zuletzt wegen der Trennung von privater und geschäftlicher Kommunikation. Gerade in Zeiten der fliessenden Grenzen im Home Office möchte ich uns gern so einrichten, dass die Büro-Festnetznummer durchaus genutzt wird, aber am freien Tag eben automatisch beim Kollegen oder der Kollegin läutet. Um das intelligent aufzusetzen, müssen wir noch schauen, was hier derzeit «Best of Breed» ist.

 

2. Remote First

Meine Meinung zur «Remote-Arbeit» hat sich mehrere Male gedreht.

In den Jahren 2014-16, in denen unsere heutige Firma Scope ihren Sitz noch in Lugano hatte und der Grossteil des Teams dort war, hat es nicht so gut funktioniert, was ich damals dieser geteilten Situation zuschrieb. Natürlich kann es auch an diversen anderen Faktoren gelegen haben.

Nach unserem Umzug nach Zürich im Jahr 2016 habe ich daher Wert darauf gelegt, ein physisches Team zu bauen, das sich mehr oder weniger jeden Tag im Büro trifft. Noch vor zwei Jahren habe ich zwei sehr gut qualifizierte und ebenso nette Kolleginnen ziehen lassen, aus verschiedenen Gründen, aber teilweise hatten wir auch unterschiedliche Vorstellungen über die Vor-Ort-Zeiten, die mir damals noch wichtiger waren.

Aus heutiger Sicht denke ich: Das war wohl ein Fehler. Und die Corona-Zeit hat mir geholfen, das zu erkennen.

Wir hatten in der Disziplin Remote nichtsahnend schon im Dezember 2019 nachgelegt, als wir als Ersatz für unsere vorher physisch anwesende Customer Success Managerin neu die Kollegin Thinh-Lay eingestellt haben, eine Schweizerin, die aus Pennsylvania arbeitet, also: weit weg, plus sechs Stunden Zeitunterschied. Das funktioniert bis heute so hervorragend, dass schon sie allein ein starkes Argument für «Remote» war. (Nach acht gemeinsamen Monaten via Zoom haben wir sie just diese Woche endlich das erste Mal physisch getroffen, weil sie derzeit in den Ferien in der Schweiz ist. Niemand hatte das Gefühl, wir kennen uns noch nicht.)

Ab März sassen wir dann wie alle im Home Office, und zumindest für die interne Zusammenarbeit hatte ich den Eindruck, wir waren sogar produktiver als vorher. Mein Kollege Reto hat schon Anfang April darüber geschrieben (Nach 3 Wochen im Homeoffice: 5 Fragen und 5 Antworten), und seine Überlegungen stimmen bis heute.

Einige Situationen stachen heraus, etwa unser neuer Chief Product Officer Drazen, den wir zwar schon zum Jahreswechsel persönlich kennengelernt und mehrfach getroffen hatten, aber dessen Start im Mai dann voll «remote» stattfand, wenn auch nur über 3 km Luftlinie.

In den letzten Wochen ist vieles über das Home Office, New Work und das «New Normal» geschrieben worden, viel Sinnvolles, leider auch dummes Zeug (unter dem Titel «Raus aus dem Home Office» etwa, dass die Bandbreite für Videokonferenzen «bereits bei weniger als einem Dutzend Teilnehmern an ihre Grenzen stösst», eine völlig bodenlose Behauptung).

Tatsache ist wohl, dass wir nach wie vor nicht wissen, wie der neue Normalzustand aussieht. Erstens wird niemand das Virus über Nacht ausknipsen, aber selbst wenn das passieren würde, wollen viele nicht zum alten Zustand zurück.

Wir auch nicht. Ich habe mich daran gewöhnt, mehrere Tage pro Woche allein im Büro zu sein, und von einigen Tauchern abgesehen bin ich sogar eher produktiver als vorher. Und die Kollegen sind ja nur einen Slack- oder Zoom-Klick entfernt.

Nachdem wir das alles verstanden hatten, haben wir uns im Mai entschieden, eine frei gewordene Entwicklerstelle das erste Mal mit dem Zusatz «Remote» auszuschreiben, also explizit keinerlei physische Anwesenheit zu verlangen.

Es ist eine lustige Fussnote, dass die Hauptansicht beim von uns dafür genutzten Stellenportal swissdevjobs eine Landkarte bzw. in der Zoomstufe Zürich ein Stadtplan ist – dies für die tatsächlich existierenden Zürcher, die ihren Job danach auswählen, ob er an der richtigen Tramlinie liegt, was remote natürlich überhaupt keine Rolle spielt.

Ungeachtet der Tramlinien bewarben sich über 40 Personen aus ganz Europa, davon mehr als zehn, denen wir den Job zugetraut hätten – der beste Rücklauf aller Zeiten, wegen des kleinen, aber mächtigen Worts «Remote». Der Entwickler, den wir schliesslich einstellten, lebt in Wroclaw/Breslau in Polen, wir haben ihn natürlich auch noch nie persönlich getroffen, aber er ist wirklich sehr gut.

Ehrlich gesagt weiss ich damit immer noch nicht, ob WordPress-Gründer Matt Mullenweg recht hatte, als er schon vor Jahren die steile These aufstellte, in Zukunft werde fast jede Firma Distributed sein: «Why working from home is good for business».

Aber wir haben definitiv mit dem Remote-Ansatz den Schritt in eine grössere Welt gemacht; plötzlich sind bessere Leute aus ganz Europa für uns erreichbar. (Theoretisch natürlich aus der ganzen Welt, aber wir wollen derzeit zumindest im Entwicklungsteam lieber noch synchron arbeiten und daher in der Nähe unserer Zeitzone bleiben.) 

Wir sind derzeit in der Regel am Montag alle im Büro, sonst nicht oder nur bei Bedarf. Ist das schon das «neue Normal», von dem alle reden, oder noch nicht? Wir wissen es nicht. Aber es ist beruhigend, dass es offenbar zumindest in dieser Dimension auch nicht so eine grosse Rolle spielt. 

 

3. Zero Trust – und das krasse Gegenteil

Früher war es ja so, dass man Zugang zu Firmendokumenten hatte, sobald man im Büro war, zum Beispiel zur Papierablage in Aktenschränken.

In den 1990er Jahren änderte sich das: Die Daten wanderten auf den Fileserver, auf den Mailserver und auf andere Server innerhalb der Firmenmauern. Man brauchte für alles separate Zugänge, aber wenn im Gebäude war, vertraute einem das System grundsätzlich schon mal. Im Umkehrschluss hiess das: Wer draussen war, musste zuerst eine sichere Verbindung ins Gebäude herstellen, meist per VPN (Virtual Private Network), einer Art Datentunnel ins eigene Netzwerk. Das ging, war aber mühsam und vor allem sehr langsam, weil der Tunnel quasi eng war, so dass der Server die Daten nur tröpfelnd liefern konnte. Unternehmen, die noch auf diesem Stand waren, haben im Lockdown gelitten, denn diese Systeme waren nie für den produktiven Remote-Zugriff von allen gleichzeitig gedacht.

In den letzten zehn Jahren sind viele Anwendungen in die Cloud gewandert: Mail, Kalender, Kollaboration/Kommunikation, Dokumente/Filesharing, Wiki, Entwicklungssysteme etc. Nach wie vor braucht man für alles Username und Passwort, wobei man es mit einer zentralen Authentifizierung («Single Sign-On») auch so einrichten könnte, dass man nur eins braucht. Als kleine Firma nutzt man in der Regel einzelne Zugänge. 

Aus der Perspektive der Sicherheit gibt es einen Namen für dieses neue Prinzip: Zero Trust, basierend auf der Tatsache, dass man keinem Gerät mehr per se vertraut, auch nicht, wenn es sich innerhalb der Firmenmauern befindet. Das bedeutet gleichzeitig, dass der Zugriff auf alle Cloud-Systeme auch von aussen genauso funktioniert wie von innen.

Nebenbei werden damit übrigens alle Filme sinnlos, bei denen jemand irgendwo einbricht, um Daten zu klauen, siehe «Mission: Impossible» (Foto oben) oder das Star-Wars-Prequel «Rogue One». Aber ich bezweifle, dass Hollywood diese Entwicklung anerkennen wird. Daten sind bekanntlich das neue Gold, also gilt es, diese zu stehlen.

Das neue Setup führte jahrelang zu einer interessanten Hybridsituation beim Onboarding neu eingestellter Mitarbeitender, die mir allerdings bisher nie sonderlich aufgefallen war: Am ersten Tag im Büro gab man der neuen Mitarbeiterin im Rahmen der Einführung rund ein Dutzend Zugänge, also Logins und Passwörter zu allen «internen» Systemen, die in Wahrheit aber extern liegen – ohne dass dies das geringste damit zu tun hatte, dass sie nun physisch im gemeinsamen Büro angekommen war. Es entsprach einfach der Konvention, dass sie den Zugriff bekam, sobald sie auch vor Ort angekommen war.

Auftritt Corona und Remote First, siehe oben: Nun haben wir plötzlich Leute eingestellt, die ihren ersten Tag haben, aber nicht ins Büro kommen (wie unser erwähnter CPO Drazen), oder, noch etwas krasser, die wir nie gesehen, sondern nur über Zoom angeheuert haben: Hier gibt man plötzlich einer eigentlich fremden Person Zugriff auf recht viele interne Daten. Natürlich könnte man dabei feine Abstimmungen der Rechte einbauen, aber am Ende ist die Person trotzdem «drin», wenn auch virtuell.

Diese Woche haben wir jemanden eingestellt, der in Bangkok sitzt und uns hilft, Demos für potenzielle Kunden aufzusetzen. Ein paar Chats via Text und Video, die Zusage für die Zusammenarbeit, und zack, hat er eine Mailadresse und sogar den natürlich benötigten Administrator-Zugang zu unserer Software.

Das hört sich einerseits irgendwie gefährlich an. Andererseits, in der alten Welt war ein neuer Mitarbeiter, den man im Bewerbungsprozess zweimal zum persönlichen Gespräch getroffen hat, ja auch nicht gerade ein alter Bekannter, und auch dem hat man am ersten Tag einen Schlüssel in die Hand gegeben. Vertrauen musste man immer schon, nur fällt es einem jetzt auf die Distanz ein bisschen mehr auf.

Das führt zu einer begrifflichen Ironie, die mir erst jetzt aufgefallen ist: Wo man auf der technischen Ebene «Zero Trust» lebt, muss man auf der menschlichen Ebene das Gegenteil vorschiessen: 100% Trust für einen Unbekannten.

Dieses Vertrauen beginnt beim Zugang, hört dort aber lange nicht auf. Letzte Woche war ich bei einer virtuellen Konferenz über Mittag und hörte einen Impulsvortrag der deutschen Unternehmerin Verena Pausder. Eine ihrer wichtigsten Botschaften war, dass man nicht fragen solle: «Wieso warst Du heute eigentlich mitten am Tag zwei Stunden offline?» Die Kollegin oder der Kollege nutze vielleicht die Zeit, um über Mittag etwas Sport zu machen, was ja super ist und ein viel zitierter Vorteil des Home Office.

Ich fühlte mich erwischt, denn mir war das auch so schon gegangen. Aber ich habe mir selbst Besserung gelobt. Denn ich weiss, wir haben ein tolles Team, alle arbeiten auf ein gemeinsames Ziel hin, unsere Software jeden Tag besser zu machen, neue Kunden zu finden und die bestehenden Kunden glücklich zu machen, wo auch immer jeder sitzt. Also werde ich mich weiterhin jeden Tag bemühen, mich dem Fortschritt nicht mit dem Denken aus der alten Kontroll-Welt in den Weg zu stellen. Man lernt halt nie aus. 

 

Leseempfehlungen zum Thema

 

Die oben erwähnte Verena Pausder hat im Lockdown ein Buch geschrieben, das in diesen Tagen erscheint. Ich kann es daher noch nicht empfehlen, aber was sie virtuell darüber erzählte, klang gut. Ich habe mir vorgenommen, es zu lesen.

Wir sind immer noch Auszubildende beim Thema «Remote». Es gibt aber schon richtige Profis, diese haben hier einen Guide dazu geschrieben. Irgendwann sind wir vielleicht auch mal so weit.

Oben schon verlinkt, aber ist eine schöne, kurze, leicht verdauliche Quelle per Video (4:30 min). Wie gesagt, ich weiss immer noch nicht, ob es stimmt. Aber wenn, dann hat uns 2020 dem sicher näher gebracht.

 

Topics: Kommunikation, Digitalisierung, Software, Scope-Newsletter Peter