Legal & sicher: Newsletter rechtskonform verschicken

DSGVO, Privacy Shield, Double-Opt-In: Wir erklären einfach und verständlich, was Unternehmen aus der Schweiz und dem EU-Raum für rechtssicheres E-Mail-Marketing beachten müssen.

Wer die Vorgaben der DSGVO (engl. GDPR) einhält, muss sich keine Sorgen beim nächsten Newsletter mehr machen (Bild: pxfuel.com).

Gut gemachte Newsletter werden gerne geöffnet, gelesen und geklickt – sogar bei den jungen Zielgruppen. Verglichen mit anderen Kanälen wie Social Media oder Blogs können sich die KPI wie Openrate, Clickrate und Click-Trough-Rate dementsprechend mehr als nur sehen lassen. Dennoch gibt es Unternehmen, die lieber die Finger von Newslettern lassen, weil sie aufgrund von DSGVO, Privacy Shield oder Double-Opt-In schon beim kleinsten Fehler rechtliche Konsequenzen fürchten.

Zu Recht? Nein. Der rechtskonforme Versand von Marketing-E-Mails oder Newslettern ist weniger komplex, als es auf den ersten Blick scheint. Nachfolgend erläutern wir, was beachtet werden muss und wie Sie auf der sicheren Seite sind.

DSGVO: Das gilt für Unternehmen aus der
Schweiz und dem EU-Raum

Auch Schweizer Unternehmen müssen sich an die DSGVO halten, wenn Sie mit Menschen aus der EU kommunizieren (Bild: Pixabay)

Die Datenschutzgrundverordnung (engl. General Data Protection Regulation; GDPR) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten von Bürgerinnen und Bürgern der Europäischen Union. Sie gilt auch für Schweizer Unternehmen, die mit EU-Bürger:innen kommunizieren und schreibt vereinfacht gesagt vor, dass Firmen niemanden kontaktieren dürfen, der dies nicht explizit gewünscht hat. Für Newsletter und E-Mail-Marketing-Aktivitäten bedeutet dies, dass nur jene Post erhalten dürfen, die sich dafür angemeldet haben.

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Double-Opt-In: Die Rechtsschutzversicherung
Ihres Newsletters

Um im Streitfall beweisen zu können, dass sich Nutzer:innen freiwillig für Ihren Newsletter angemeldet haben, müssen diese ein Double-Opt-In durchführen. Dafür klicken diese in der Praxis auf einen personalisierten Link, der in einer automatisch generierten E-Mail an die angegebene Adresse geschickt wird. Die meisten Newsletter- und E-Mail-Marketingtools wie HubSpot, Salesforce, MailChimp und ähnliche unterstützen dieses Prozedere von Haus aus. Anders als in der EU ist in der Schweiz das Double-Opt-In nicht gesetzlich vorgeschrieben – empfehlenswert ist es aber allemal, um die Zustimmung von Kontakten aus dem EU-Raum nachweisen zu können.

Privacy Shield: Schutzschild für
europäische Nutzer:innen

Der Europäische Gerichtshof hat den Privacy Shield gekippt und damit besonders US-Unternehmen in die Zange genommen (Foto: Wikimedia Commons / Atlasowa, CC BY 2.0 (generisch)-Lizenz.)

Der Europäische Gerichtshof hat vor rund einem Jahr die Hauptgrundlage für Datentransfers zwischen der EU und den USA – den sogenannten Privacy Shield – für unwirksam erklärt. Was kompliziert klingt, bedeutet einfach gesagt: Die Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten ist ausserhalb der EU verboten (Ausnahmen sind etwa die Schweiz und Neuseeland, weil es in diesen Ländern ein «angemessenes Datenschutzniveau» gibt).

Im Hauptfokus der europäischen Gesetzeshüter stehen die USA. Das ist vor allem deshalb problematisch, weil viele Servicedienstleister im Bereich Digital Marketing ihren Sitz in den USA haben und die Daten dementsprechend dort verarbeiten. Für Newsletter und E-Mail-Marketing ist es deshalb empfehlenswert, einen Dienstleister zu wählen, der in Europa sitzt oder zumindest seine Server dort stehen hat.

Wer amerikanische Dienstleister wie Microsoft, Amazon, Salesforce oder Mailchimp nutzt, kann je nach dem auf deren EU-Server ausweichen – falls vorhanden. Um sich gegen Strafen abzusichern, hilft es ausserdem, beim Dienstleister nachzufragen, in welcher Region die Kundendaten verarbeitet werden. Entsprechende Musterfragebögen stehen unter anderem hier zur Verfügung.

7 europäische Alternativen zu den
amerikanischen Konzernen

Nachfolgend listen wir sieben Newsletter-Tool-Anbieter auf, die durch ihre Serverstandorte im EU-Raum DSGVO-kompatibel sind. Die Unterschiede sind nebst dem Pricing auch in der Nutzerfreundlichkeit und Funktionen wie Auswertungsmöglichkeiten etc. zu suchen. Empfehlenswert ist vor dem Start deshalb immer, eine kostenlose Probezeit zu nutzen.

Mailjet: Für 8 Euro monatlich lassen sich über den französischen Dienstleister Mailjet bis zu 30’000 E-Mails im Monat verschicken. Funktionen wie A/B-Testing, E-Mail-Automation oder mehrere Nutzer kosten 18 Euro.

Sendinblue: Bis zu 300 E-Mails täglich lassen sich beim Pariser Anbieter Sendinblue (ehemals Newsletter2go) kostenlos verschicken. Das Premium-Abo inkl. Marketingautomation, Multiuser-Support und personalisierten Landingpages kostet monatlich 54 Franken bei 20’000 E-Mails.

Cleverreach: Der Anbieter Cleverreach aus Deutschland ermöglicht 1000 Gratis-E-Mails im Monat an 250 Nutzer:innen. Im kostenpflichtigen Paket wird nach Anzahl Empfängern (bei unbegrenzter Anzahl E-Mails) abgerechnet. So kosten 10’000 Nutzer:innen zum Beispiel 100 Euro monatlich.

Mailflatrate: Die insgesamt acht Pakete des Anbieters Mailflatrate aus Mönchengladbach heissen «Star», «Earth», «Moon», «Saturn» oder «Sun». Bis zu 15’000 Empfänger:innen im Mondpaket kosten 87 Euro monatlich.

Rapidmail: Der deutsche Provider Rapidmail bietet die Möglichkeit, für einmalig und ohne Vertragsbindung 357 Euro 3x 10’000 E-Mails zu verschicken. Für monatlich 95 Euro können bis zu 10’000 Nutzer:innen erreicht werden.

mailXpert: Die günstigste Lizenz des Schweizer Anbieters mailXpert kostet 1590 Franken im Jahr und ermöglicht den Versand von jährlich 240’000 E-Mails. Personalisierte Domains, API-Zugriff und weitere Profifunktionen kosten extra.

Clever Elements: Der Berliner Provider Clever Elements berechnet für 10’000 bis 15’000 Empfänger:innen 110 Euro monatlich. Wer seltener versendet, kann im Voraus Credits kaufen und damit jeden Versand separat abrechnen.

E-BOOK

Anonymität bei An- und Abmeldung gewährleisten

Empfängerinnen und Empfänger müssen laut der DSGVO die Möglichkeit haben, sich anonym für den Newsletter anzumelden. Das bedeutet, dass in der Praxis häufig nur die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld definiert ist; und andere wie Vorname, Name oder Firma leer gelassen werden dürfen.

Dasselbe gilt auch für die Abmeldung, wenn die E-Mails nicht mehr erwünscht sind. Hierbei ist es wichtig, den Unsubscribe-Link gut sichtbar am Ende der E-Mail zu platzieren und dafür zu sorgen, dass ein Klick genügt, um sich aus der Liste auszutragen. Ebenso müssen zwingend ein Link zum Impressum oder zumindest die Kontaktmöglichkeiten des Unternehmens sichtbar sein.

Rechtskonformes E-Mail-Marketing und
sichere Newsletter mit Scope

Scope ist eine SaaS-Plattform, mit der Unternehmen Inhalte kuratieren, ergänzen und versenden können.

Scope unterstützt Sie dabei, Ihre Zielgruppen mit personalisierten Inhalten zu erreichen. Wir sorgen dafür, dass Sie mithilfe unserer Plattform relevante Inhalte finden und diese per Newsletter Ihrer Zielgruppe zur Verfügung stellen.

Um den rechtskonformen Versand sicherzustellen, arbeiten wir derzeit mit dem französischen Anbieter Mailjet zusammen, der die DSGVO-Konformität durch Serverstandorte im EU-Raum garantiert. Wollen Sie Scope kennenlernen, zeigen wir Ihnen unsere Plattform gerne kostenlos und unverbindlich in einer kurzen Demo.